Il pubblico di una manifestazione non è composto esclusivamente dai singoli visitatori. Un pubblico “istituzionale” è anch’esso sempre presente ed ha per l’iniziativa una funzione considerevole di immagine e di sostegno. Privilegiare questo pubblico è essenziale. La sua presenza all’inaugurazione, durante la mostra, e, in taluni casi, nel corso di preparazione dell’evento, è irrinunciabile. E poiché la composizione di questo pubblico è formata perlopiù da autorità e V.I.P. è importante conoscere le forme di dialogo e di contatto da utilizzare.
Oltre al pubblico, vi sono anche alcuni eventi di “immagine”, quale ad esempio l’inaugurazione, per le quali è ugualmente importante porre una grande cura.
Relazioni esterne indirizzate alle seguenti categorie
› Autorità cittadine e regionali
› Direttori e responsabili di musei nazionali
› Opinion leaders
› Storici e studiosi dell’arte
› Enti pubblici
› Provveditorato e presidi delle scuole medie inferiori e superiori della città dove si svolge la manifestazione
› Autorità universitarie
› Sponsor e sostenitori dell’iniziativa sia pubblici sia privati
› Rapporti e collaborazioni con uffici stampa nazionali e internazionali
Inaugurazione
› Selezione degli invitati e creazione di apposita mailing list
› Redazione invito e spedizione inviti per l’inaugurazione
› Servizi di calligrafia
› Follow up telefonico e servizio di R.S.V.P.
› Selezione e valutazione delle location
› Coordinamento della logistica e supervisione dell’organizzazione
› Selezione e supervisione di catering, fotografi, hostess, sicurezza
› Ricevimento degli ospiti
Eventi speciali
› Concerti e/o altri eventi speciali per l’inaugurazione
› Concerti e/o altri eventi speciali durante la manifestazione
Relazioni con i vari organi governativi per l’eventuale patrocinio di
› Presidenza della Repubblica
› Ministero per i Beni e le Attività Culturali
› Ministero della Pubblica Istruzione
› Enti Pubblici della Regione dove si svolge la manifestazione
